【讀者檔】

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【讀者檔】

 

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【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典

 

讀者檔亦稱為註冊檔(RegistrationFile)、註冊紀錄(RegistrationRecord)、借閱者檔(Borrowers'File)、或讀者註冊檔(Readers'Register)，係記錄具有借閱資格者的個人基本資料及其圖書資料流通狀況的檔案。

 

讀者檔登錄的資料多半較為簡短，且具有相當結構化的組合，但是至今並沒有一個標準格式為各圖書館共同採用。

 

讀者檔包含的項目，隨圖書館政策之不同而有所差異。

 

基本上其內容的設定，是以流通作業實際需要與管理資訊方面的應用作為考量依據，通常公共圖書館與學術圖書館之間有較顯著的差異。

 

一般而言，讀者檔登載的資料包括有讀者識別號、讀者類型、姓名、地址、電話、借閱有效期限、發證日期、各種流通違規紀錄、最近流通狀況等項目。

 

在傳統人工作業時代，早期讀者檔係採簿冊形式保存，有的圖書館使用裝訂本，有的圖書館則使用活頁本，但在管理上均不甚方便。

 

隨後卡片形式廣泛地被各圖書館應用，讀者資料即記錄於3×5英吋的卡片上。

 

此種卡檔的建立，是由讀者先行填寫申請表及讀者卡的個人基本資料欄，然後將相關證件一併交予館員核對，經核驗無誤館員即核發借書證予讀者，再將讀者卡歸檔。

 

通常讀者卡是按借書證號碼排列，有些圖書館則依讀者姓名字母序或筆畫序排列，以便於查閱紀錄。

 

另有圖書館為了作業上的需要，同時排插兩種順序的卡檔。

 

卡片式的檔案有利於紀錄的更新，但排卡過程中偶會發生人為的疏失，而造成排卡錯誤查詢困難。

 

流通作業自動化的實施，讀者紀錄則改以機讀形式存檔。

 

電腦化的檔案較人工作業檔更具多樣性，許多資料項目亦可使用代碼表示，以便於系統的運作。

 

讀者檔的建立主要有2種方式，一種是轉錄現有的機讀檔，例如大學圖書館可採用教務處的學生註冊檔，公共圖書館可採用戶政單位的國民資料檔。

 

此種方式的優點為可迅速建立讀者資料，其缺點為耗費較多的貯存空間存放非讀者的資料。

 

另一種方式為人工輸入建檔，可依原有的人工檔鍵入，或於辦理借書證、借書時線上直接輸入。

 

此種方式的優點為資料旳建立以真正的讀者為主，而不包括非讀者。

 

其缺點則為資料輸入速度慢。

 

在讀者檔的更新方面，學校及專門圖書館可定期依人員異動資料更新讀者檔，公共圖書館則尚須要求讀者定期到館核驗資料，以確保讀者紀錄的正確性。

 

一般系統另可依據圖書館設定的期限，刪除長期未借閱者的資料。

 

機讀式讀者檔可聯結書目檔、流通檔、採購檔等，由系統自動產生預約通知、逾期催還通知、介購通知等，提供讀者查詢個人資料及借閱紀錄，並製作各類型讀者流通統計表、讀者借閱量排行榜等。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary