【期刊訂購】

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【期刊訂購】

 

PeriodicalSubscription

 

【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典

 

期刊由於其資料內容新穎，傳播訊速，資料原始，內容專精與範圍廣泛，因而受到普遍歡迎，尤其在學術圖書館與專門圖書館更是重要館藏。

 

但由於期刊連續性出版之特性，使期刊之徵集工作遠較圖書複雜與困難，圖書採購一次購入即完成徵集程序，而現期期刊需每年持續性徵集，因此一般以訂購方式為主，俾期刊館藏得以有系統與完整地發展建立。

 

期刊訂購工作程序繁複、資料型式多元、作業多變，為一難度較高與頗具挑戰性業務。

 

訂購常遭遇之問題如：(1)期刊出版常發生改變，刊名時有合併舊刊或繁衍新刊或停刊，出版者、刊期、出版時間也常改變；

 

(2)期刊價格迭有上漲、郵費增加之事，經費不易控制；

 

(3)圖書館期刊經費不足；

 

(4)國外期刊採購倍增困難；

 

(5)期刊採購程序繁重與瑣碎等。

 

現期期刊採購工作主要程序包含：購前查證、訂購方式選擇、訂單之繕製與發送、發票之核對與付款、期刊之驗收與登錄、期刊催缺等。

 

有關詳細採購程序敘述於後。

 

（一）購前查證此為正式訂購前之作業，目的在將擬訂期刊刊之書目資料與訂購相關資料查核正確，並補充完整；

 

同時檢查館藏是否有重複訂購。

 

書目查證補正要項包含；

 

期刊刊名、出版社與詳細地址、ISSN資料、刊期、期刊價格、期刊卷期與訂購期限等。

 

（二）訂購方式選擇一般期刊訂購方式有4種：直接向出版社購買、會員制訂購、當地書報經銷商、或期刊代理商代理訂購。

 

有些期刊出版社要求客戶直接訂購，或出版社係學會須加入學會會員訂購。

 

期刊代理商負責提供集中訂購與付款服務，以協助圖書館並保證訊速而持續供應所訂期刊，唯圖書館須負擔手續費。

 

4種方式各有優缺點，圖書館應權衡自身之條件謹慎評擇。

 

期刊代理商之選擇十分重要，對於期刊採購助益甚大，一理想之期刊代理商應具備下列功能：(1)提供期刊最新價格與完整期刊資訊；

 

(2)迅速有效處理大量與遍布世界出版之期刊；

 

(3)避免期刊續訂之中斷；

 

(4)以未受通知仍繼續訂購為處理原則；

 

(5)提供正確發票並配合圖書館之需求；

 

(6)迅速有效回覆圖書館之催缺與供應期刊最新出版消息；

 

(7)印製期刊目錄、提供期刊樣本與期刊報價服務；

 

(8)迅速付款給出版社；

 

(9)協助減少圖書館工作負擔與幫助圖書館財務管理；

 

(10)與出版社建立良好關係，並熟悉其工作方式；

 

(11)提供期刊自動化系統與傳遞電子資料服務；

 

(12)提供缺期期刊與縮影型式期刊服務。

 

（三）訂單之繕製與發送期刊訂購方式常分續訂、新訂、刪訂3種，圖書館分別繕製訂單。

 

訂單上應清楚列明各訂購資料：期刊類型（現期期刊、過期期刊）、訂購狀況（新訂、續刊、刪訂）、刊名、出版社名稱與地址、ISSN、卷期、訂購期限、期刊訂購分數等。

 

（四）發票之核對與付款發票收到後應與原訂單核對，注意刊名與出版社是否相符，與期刊價格是否合理。

 

期刊常採預先付款方式，一般國內訂購約於起訂年初收到發票，而國外代理商寄送發票採兩種方式：一為起訂年前約12月郵寄大宗發票，於後補寄期刊漲價發票；

 

另有代理商於起訂年之4、5月間寄一次確定發票。

 

圖書館於核對發票無誤後應盡速付款。

 

（五）期刊之驗收與登錄圖書館付款後期刊將陸續到館，驗收期刊時應記錄期刊收到情形，一般期刊登錄應詳細記載期刊書目資料、收刊情形、訂購、驗收、處理、催缺與付款之紀錄、與期刊裝訂記錄。

 

（六）期刊之催缺期刊常有缺期，或新訂期刊始終不到館，或訂購多年之期刊突然中斷收到，期刊館員對於這些逾期未收到期刊之情形，須及早通知出版社或代理商，此為期刊催缺。

 

期刊催缺考慮之條件以上次期刊收到日期為準，凡日刊者逾10日未收；

 

週刊者逾2週未收；

 

月刊者逾2月未收；

 

季刊以上者逾5月未收，圖書館準此規則可辦理期刊催缺。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary