【清檔制度】

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【清檔制度】

 

【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典

 

清檔制度是清代軍機處實行的檔案匯抄制度。

 

〔樞垣記略卷22〕：「凡本日所奉諭旨及所寄片單，抄訂成冊，按日遞添，每月一換，謂之清檔」。

 

軍機處始建於雍正7年(1729)，初名軍需房，後改為軍機房，又改名軍機處。

 

此後，軍機處遂取代原內閣承旨出政的最高權力，成為凌駕於內閣、六部之上的中樞決策機關，直至清朝滅亡。

 

軍機處最重要的職責就是按皇帝的旨意草擬上諭和處理章奏，同時也將這些重要文書通過匯抄，編成檔冊，妥為保管、以備查用。

 

〔樞垣記略卷13．規制一〕：「軍機處設立漢、漢章京、恭繕諭旨，登載冊檔」。

 

匯抄檔案是軍機處的一項日常事務，其具體做法可分為：（一）逐日匯抄，編訂成冊。

 

凡軍機處擬定的諭旨，經送交皇帝審定之後，均發回軍機處，由軍機章京逐日逐條謄錄在特備的簿冊上，每月一冊，名曰「現月檔」；

 

再將「現月檔」按季男修一副本，分別稱「春季檔」、「夏季檔」、「秋季檔」、「冬季檔」，總稱為「四季檔」。

 

凡軍機處所接奏摺，所寄片單，所奉諭旨，皆按日分類抄錄，朱批則全錄，諭旨及摺片則摘敘事由，春夏二季的訂為一冊，秋冬二季的訂為一冊，謂之隨手登記檔。

 

（二）專項匯抄，編成專檔。

 

軍機處為便於查考利用，還按問題或事件匯抄檔案，形成多種專檔。

 

如洋務檔、藩屬事務檔、軍務檔、典禮檔、引見檔、行圍檔、巡幸檔、考績檔等等。

 

（三）定期修繕，錄副存檔。

 

〔光緒會典卷2〕：「凡清字漢字之檔，歲久則繕，清字檔每屆五年，漢字檔每屆三年，均由軍機大臣奏明另繕一份，並原檔一同存儲，以備闕失」。

 

每屆修繕檔案，都由軍機處委派提調官、幫提調官總管其事、並由在京各衙門調派官員前往工作，同時還設置臨時性的繕寫機構－－滿（漢）檔房，負責具體事宜。

 

（四）仔細匯抄，認真校讀。

 

匯抄檔案，全憑手工。

 

因此匯抄關係軍國大計的軍機處檔。

 

必須認真仔細、防出差錯。

 

為此，要求「各摺抄畢，各章京執正副二本，互相校讀」。

 

（〔樞坦記略卷22〕）（五）清查檔案、編寫目錄。

 

軍機處清查檔案，都要統計總目，編製清冊。

 

檔案匯抄不只限於軍機虛，實為有清一代各衙門普遍採用的一種檔案管理制度。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary