【訂購】

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Ordering

 

【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典

 

訂購是圖書館採訪方式的一種。

 

一般典型的訂購作業包括：核對薦購單書目、選擇代理商、交付訂購書單給代理商、維持完整確實且容易查檢的訂購中書目檔或處理中書目檔、隨時更新檔案以便作催缺或取消未按期限交貨的訂購案、貨到時拆封排序並做清點驗收、維持付款紀錄、登錄、移送新到資料至編目部門等業務。

 

資料訂購程序因圖書館種類的不同而有差異。

 

在大學、學院及學校圖書館，教師的推薦是訂購的主要來源，一旦訂購單送達採購部門，無論其來源為何，首要步驟是做書目的訂正及補正工作。

 

接著則是書目的查核，在書目查核過程中，專業及非專業人員都必須同時參與，只是其工作重點會有些差異。

 

查核者根據參考工具書的資料來核對薦購書目的作者姓名、題名、譯者、編者、版次、叢書號（如果有的話）、冊次號、出版者、出版日期、價格等。

 

為避免訂購到館藏已有的書籍，採訪人員一般會先核對薦購書的書名、作者，以了解圖書館是否已有該書或所薦購書單的主要款目是否正確，接著再查對訂購中檔，了解該書目是否還在訂購中尚未到館，再來須查核已驗收檔或處理中檔。

 

另外，也須查對國家書目或各種書目以得到完整的書目資料。

 

選擇代理商可能是僅次於選書工作的重要步驟，圖書館訂購新書通常會透過出版社、書商，以及代理商來作業。

 

決定採用何者所考慮的因素一般有以下幾項：(1)誰能給最大折扣？

 

(2)誰的服務最快？

 

(3)誰最能因應各種不同的付款方式？

 

(4)誰對訂單的處理最少錯誤？

 

以上因素可能不會同時出現在同一個選擇對象上，圖書館必須依照本身的需求來衡量，以便挑選出最合適的代理商。

 

目前代理商提供給圖書館的服務項目已日漸增加，如：特殊目錄需求及報表編排，盡速告知圖書訂購狀況、特殊訂單處理、線上訂購作業、文件傳真等服務。

 

從多處來源訂購最麻煩的地方在於作業過程中會增加相當多的書報表管理作業。

 

訂購作業中最主要考慮的因素就是時效性，較多的折扣優惠可能會犧牲掉許多額外的服務，就折扣多寡這項因素來說，館員必須面對的問題有：價格是否只是唯一考慮的因素？

 

或者還有其他的重要因素，諸如：採購時效、額外服務…等也必須列入考慮。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary