【全宗指南】

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【全宗指南】

 

【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典

 

全宗指南是檔案館編製的一種檔案檢索工具。

 

它以館藏檔案各個全宗為對象，揭示全宗內檔案的內容、成分和利用價值。

 

全宗指南主要由兩部分組成：(1)立檔單位及全宗的歷史概況；

 

(2)全宗內檔案內容與成分介紹。

 

立檔單位歷史概況包括：立檔單位名稱、性質、職能、業務範圍、隸屬關係及沿革；

 

成立時間及背景、變更或撤銷時間及原因；

 

歷任主要負責人姓名及任職時間；

 

內部機構名稱、設置時間及變更情況、職責範圍等。

 

全宗歷史情況包括：全宗號、全宗內檔案的來源、數量及起止時間；

 

檔案進館前的狀況及進館時間；

 

檔案的完整程度、缺少或破損的部分及原因；

 

檔案管理和利用的情況；

 

可供利用的檢索工具等。

 

檔案的內容與成分介紹是全宗指南的主體部分，一般可按金宗內檔案分類體系展開敘述。

 

在具體介紹全宗內各部分檔案時，可採取詳簡不同的方法：(1)簡要介紹。

 

即將全宗內各案卷內容作綜合、概括地介紹。

 

其優點是篇幅較少、內容精練、編寫迅速、閱讀方便。

 

缺點是比較簡單，信息量偏少，有時難以滿足利用者的需要。

 

(2)詳細介紹。

 

即將全宗內案卷逐一介紹，以至注明卷號、起止日期、頁數等。

 

其優點是內容詳細、信息量大，能滿足利用者的查全要求。

 

缺點是篇幅較長，編寫費功。

 

(3)重點與全面相結合的介紹。

 

即對一般案卷作綜合、概括介紹，同時對特別重要的案卷或利用價值較高的個別文件作比較詳細的介紹。

 

這種編寫方法兼具以上兩種方法的優點，又彌補了兩者的缺點。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary