【文件中心】

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【文件中心】

 

【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典

 

文件中心指一種介於文件形成單位和檔案館之間的過渡性的文件保管機構，具有機關檔案室和國家檔案館的雙重性質。

 

文件中心於1940年代起源於美國，第二次世界大戰期間，美國軍事機關的文件數量大量增加，於是將一些利用率較低的非現行文件移出辦公室單獨保管，逐漸形成一種獨立性機構，稱為文件中心。

 

戰後，信息化的現代社會文件數量進一步增長，因而文件中心迅速在美歐各國得到發展。

 

1952年，美國聯邦政府決定在全國畫分檔案區，建立了14個聯邦文件中心，其中有兩個是全國性的，12個是地區性的。

 

各國文件中心的具體名稱則有所不同。

 

美國、加拿大等稱文件中心，法國稱文件寄存處，英國稱中間性檔案館，前蘇聯稱機關聯合檔案館等。

 

此外還有一些商業性文件中心。

 

建立文件中心不但是文件與檔案管理的需要，而且也有其理論根據，即文件生命（在中國習慣稱文件運動）三階段論：現行階段，即文書處理階段，文件處在運轉和承辦過程中，由產生、收到和承辦的機關單位保存；

 

非現行階段（有的國家稱作休眠階段或進檔案館前的階段），文件由文件中心保存；

 

最後處理階段，即銷毀或永久保存階段（有的國家稱之為不再有現行用途的階段），文件由文件中心按規定將超過保管期限的銷毀，將需要永久保存的移交檔案館。

 

文件中心保存的文件為形成單位所有和利用，其他單位和個人未經原文件形成單位同意不得利用；

 

而一旦移交到檔案館，就成為公共財富，可在解密後向公眾開放，提供利用。

 

實踐證明，建立文件中心可以使政府機關或公私企業擺脫大量非現行文件的沉重負擔，既能節省文件保管費用，提高工作效率，又能保證有永久保存價值的文件得到妥善保護，為國家積累檔案財富。

 

在中國大陸文件中心尚未得到普遍發展，但在地、縣級機關已建有類似文件中心的聯合檔案室。

 

1988年，甘肅省永濟縣建立了全國第一個文件中心，並顯示了它的優越性。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary